Vår guide til valg av ERP-løsning
Dere har tatt det første skrittet og bestemt dere for å implementere et ERP-system i virksomheten din som har full støtte i fra toppledelsen. Nå
begynner det virkelige arbeidet med fasen for valg av ERP-leverandør og system som innebærer følgende aktiviteter:
1. Bygg et godt ERP-prosjektteam
Når du har et dedikert prosjektteam, er det mer sannsynlig at du velger et ERP-produkt som passer bedriftens behov.
Dette teamet bør bestå av :
- * En prosjektleder
- * Avdelingsledere
- * Superbrukere / innovatør(er)
- * IT-ledereSAP, Orac
le, Microsoft og Infor går head-to-head på
2. Studie av dine verdikjeder og forretningsprosesser
Alle virksomheter har en verdiskapning og prosesser som sikrer at produksjon og varestrømmer som sikrer at kunder mottar ønskede produkter med ønsket kvalitet. Dette bør dokumenteres i analyse av forretningsprosesser (BPR) og verdikjede-analyse som viser muligheter og flaskehalser i dagens løsning. Se detaljer i pkt. Detaljanalyse nedenfor.
3. Definere ERP-krav og mål-bilde
Etterr gjennomført Detaljanalyse (gruppearbeid) sammenfattes gruppenes resultater i en system-krav rapport. Denne bruker prosjektgruppen som
beskrivelse av ERP-krav. De vil også dokumentere nåværende og fremtidige bruksområder og avstemme brukerenes problemer og ønsker. Dette legger
grunnlaget for å spesifisere vårt fremtidige mål-bilde og bestemme ERP-funksjoner som trengs. Det neste prosjektgruppen da må gjøre er å fremsette
ERP-krav og Mål-bilde for toppledelsen for godkjennelse og aksept..
4. Sikre fokus og aksept i toppledelsen
Det er viktig å søke og sikre aksept i toppledelsen helt fra starten av prosjektet da du trenger deres støtte gjennom hele
prosjektet. Å bygge en sterk forretning-løsning som tydelig demonstrere fordelene som et ERP-system vil gi, kan hjelpe deg med å sikre ledelsens
engasjement. Prosjektleder lager plan for status-utveksling til toppledelsen og møteplan for vedtak av mål-bilde og fremdrift i måloppnåelse.
5. Siling av aktuelle leverandører og kontraktsforhandlinger
Basert på definerte ERP-krav og mål-bilde urformes en forespørsel til mulige leverandører. Det gir fakta om
hvordan hver leverandørs løsning oppfyller dine krav (RFP). Deretter avtales demo av de beste løsningene hvorpå du lager en ny «kortliste» leverandører. Ved å sammenligne leverandørenes demo, RFP og tilbud velges topp 3 lev. av ERP-system. Disse er med i sluttforhandlinger der vinneren er best på pris, teknologi og spesialtilpasning.
6. Gjennomføre tilpasninger og spesialutvikling av ny ERP-løsning
Denne prosessen er viktig og krevende og kan skape problemer for proejektet. Det er spesielt viktig at slike spesialutviklinger er spesifisert i
detalj samt at :
- * Leverandørens rolle er kontaktfestet med økomi- og tids-rammer.
- * Hvilke ressurser vi støtter lerandøren med økomi- og tids-rammer.
- * Utviklingsmiljø og infrastruktur er avklart sammen med øvrige prosjektrammer.
- * Alle funksjoner testes og godkjennes før overføring til endelig ERP-driftsversjon.
7. ERP-implementering, oppstart og test av levert løsning
Dette er en viktig prosess som følger plan lagd i gruppeoppgaven Implementering. Nøkkelkomponenter inkluderer:
- * Gjennomfør omorganisering / restrukturering
- * Konfigurasjon på valgt teknologi av totalt ERP-system
- * Behandling av endringsforespørsler og testing av de nye funksjonene
- * Testing av hele ERP-systemet
- * Dataoverføring fra gammelt system til ny løsning via valgt dataoverføringsteknologi
- * Opplæring for sluttbrukere paralelt i forskjellige deler av organisasjonen.
Når systemet går i produksjon er prosjektet i en ny fase. For hvert problem som oppstår, og det vil kunne være mange, lages en feil-logg som
beskriver proglemet og ønsket løsning. I tillegg må hele data.-flyten i systemet testes og det dokumenteres ved spørringer og tester.
8. Resultat analyser av ERP–løsning og ROI.
Analyser brukeradopsjon og sammenlign bruksberegninger mot forhåndsdefinerte nøkkelindikatorer. Denne fasen bør inneholde :
- * Total kostnad og investeringsoversikt
- * Detaljert kostnadsbilde for hele prosjektet.
- * Kostnader til ekstern bistand innen de forskjellige deler av organisasjonen.
- * Effektiviseringspotensialet med angivelse av inntjeningsmuligherer.
- * Nøkkeltallsanalyser ved bruk av valgte KPI’er.
Gruppeoppgaver :
Detaljanalyse av krav og muligheter ved ny ERP-løsning
I løpet av denne fasen etableres arbeidsgrupper som ledes av deltagere i prosjektteamet. Gruppene skal definere prosjektstrategien, organisatoriske mål, datahåndtering, systemstruktur samt innovasjonsmuligheter i virkshometen. Disse grupper jobber paralelt :
Gruppe 1. Definere en ressursstrategi
Det er nå vi skal kritisk vurdere dagens ressursbruk og dette må de interne brukermiljøene være sterkt involvert i. Ved å utforme en
ressursstrategi legges grunnlaget for å planlegge ønskede forbedringer og effektiviseringer. Dette er en viktig del av dine krav i mål-bildet.
Gruppe 2. Definere strategien for datahåndtering
Når du implementerer en ERP-løsning, må du migrere eksisterende data fra de gamle systemene til den nye ERP-plattformen. Før du gjør dette, må du
imidlertid klargjøre dataene dine ved å spesifisere en datahåndteringsstrategi. Den forteller hvordan du skal håndtere datakonverterings- og
dataavstemmingsprosessen og hvordan datautveksling skal gjøres. For å sikre god datakvalitet i det nye systemet må dataene som overføres fra det gamle systemet kontrolleres og renses før de overføres til det nye systemet.
Gruppe 3. Definere strategi for systeminfrastruktur
Når det gjelder systeminfrastruktur, har du to primære alternativer: internt driftet ERP eller skybasert ERP. Begge mulighetene har
sine fordeler og ulemper, og det er ikke et svar som passer til alle virksomhetsstørrelser og typer og som vil fungere for alle. For å finne den beste løsningen avstem mot dine systemkrav, budsjett og organisatoriske krav.
Gruppe 4. Lage strategi for organisasjons- og virksomhets-utvikling
En organisatorisk endringsledelsesstrategi er viktig for suksessen i et ERP-prosjekt. Denne strategien beskriver interessentenes behov og hvordan du
planlegger å kommunisere med dem. Det hjelper deg også med å vurdere endringsberedskapen i virksomheten og hjelper deg med å avdekke
endringsmotstand blant prosjektets brukere. Videre er kjernen i prosjektet å gjøre gode analyser og mulige forbedringer innen virksomhets-utvikling. Fokuser derfor på :
- * Dine unike virkshomhetskrav i prosjektet sporet mot dine prosjektmål (mål-bilde)
- * Økonomisk og ressurs-budsjettet for prosjektet
- * Dine organisatoriske mål for prosjektet og hvordan det forbedrer manges hverdag.
Gruppe 5. Avstem behov for spesialutvikling i ERP-løsningen
Mange virksomheter har helt spesielle prosesser og rutiner (se gruppe 4) som er avgjørende for at ERP-løsningen skal bli en suksess.
Detaljert beskrivelse lages av hvert endringsønske. Avstem deretter mot leverandører deres måte å løse dette på og til hvilke kostnader.